Waarom een offertetraject van drie weken nergens voor nodig is

Een website laten maken gaat vaak zo. Je vult een formulier in. Er volgt een kennismaking van een uur. Daarna een intakegesprek met een tweede persoon erbij. Twee weken later ligt er een document van vijftien pagina’s met een investeringsvoorstel, drie varianten en een pagina over de bedrijfsfilosofie. En dan moet je nog kiezen.

Dat traject kost jou drie weken en het levert je niets op wat je aan het begin niet ook al had kunnen weten.

Wat er in die weken werkelijk gebeurt

Het grootste deel van de tijd gaat niet naar nadenken over jouw site. Het gaat naar afstemming binnen het bureau, naar het opmaken van het document, en naar het inbouwen van marge voor onduidelijkheid. Hoe langer een traject duurt, hoe onzekerder het eindresultaat wordt beschreven, en hoe hoger het bedrag dat daar tegenover moet staan.

De drie varianten zijn er meestal om het middelste pakket redelijk te laten lijken. En de vraag waar het echt om draait, namelijk wat er precies wordt opgeleverd en wanneer, staat er zelden concreet in.

Wat je in een half uur wél kunt vaststellen

Voor een gewone website van een lokaal bedrijf zijn er vier dingen die de omvang bepalen. Meer niet.

Wat verkoop je, en aan wie. Dit bepaalt de tekst en de opbouw. Een installateur die vooral spoedklussen doet, heeft een andere pagina nodig dan een installateur die badkamers verbouwt.

Hoeveel pagina’s er nodig zijn. Meestal is dat er minder dan je denkt. Een homepage, een pagina per hoofddienst, een over-onspagina en een contactpagina dekken bij de meeste bedrijven alles.

Wat de bezoeker aan het eind moet doen. Bellen, mailen, een formulier invullen, een tafel reserveren, een afspraak inplannen. Dat ene doel bepaalt hoe de hele site is opgebouwd.

Wat er al is. Domeinnaam, hosting, foto’s, logo, teksten, een oude site die eruit moet. Dit is de kant waar de meeste verrassingen zitten, en juist daarom vraag ik het meteen.

Die vier vragen kosten samen een half uur aan de telefoon. Daarna weet ik wat het is, en weet jij wat het kost en wanneer het klaar is.

Waarom een vaste prijs kan

Een vaste prijs is niet dapper of goedkoop, het is een gevolg van een afgebakende opdracht. Als vooraf vastligt hoeveel pagina’s er komen, wie de teksten schrijft en wat er wel en niet bij hoort, dan is er niets meer om na te calculeren.

Wat er buiten die afspraak valt, valt er ook echt buiten. Als je halverwege een webshop erbij wilt, is dat een nieuwe afspraak en geen meerwerkregel op een factuur die je pas achteraf ziet.

Wanneer dit niet werkt

Eerlijk is eerlijk: niet elke opdracht past hierin.

Een webshop met koppelingen naar een voorraadsysteem of een boekhoudpakket is geen vaste-prijsklus, want de koppeling bepaalt het werk en die ken je pas als je erin zit. Hetzelfde geldt voor meertalige sites, voor een besloten klantomgeving met inloggen, en voor maatwerk waar nog geen bestaand onderdeel voor is.

In die gevallen is een uitgebreider traject wel op zijn plaats. Maar dat is een minderheid van de aanvragen, en het is geen reden om iedereen erdoorheen te sturen.

Wat er dan gebeurt

We bellen een half uur. Je hoort in datzelfde gesprek de prijs en de opleverdatum. Daarna hoor je van mij pas weer iets als er iets te zien is. Zo begint het.